MyPeopleDoc : tout savoir sur le coffre-fort électronique pour la gestion de vos documents RH
Dans le monde professionnel actuel, la gestion documentaire RH représente un défi majeur pour les entreprises comme pour les salariés. Avec la digitalisation croissante, nous observons une transformation profonde des pratiques administratives. Selon une étude de 2023, plus de 70% des entreprises françaises ont amorcé leur transition vers la dématérialisation des documents RH. C’est dans ce contexte que MyPeopleDoc s’est imposé comme une solution incontournable, offrant un espace numérique sécurisé pour la conservation et la gestion des documents administratifs.
Qu’est-ce que MyPeopleDoc et comment fonctionne cette plateforme ?
MyPeopleDoc représente une solution de coffre-fort électronique spécialement conçue pour la gestion des documents RH. Née en France en 2007 sous le nom PeopleDoc, cette entreprise a connu une évolution significative. En juillet 2018, elle a été rachetée par l’Américain Ultimate Software, avant de rejoindre en 2020 le groupe UKG (Ultimate Kronos Group) suite à une fusion avec Kronos. Ce regroupement a donné naissance à un leader mondial du SaaS RH comptant plus de 12 000 clients et générant 3 milliards de dollars de revenus annuels.
La plateforme fonctionne comme un espace de stockage numérique offrant 10 Go par utilisateur. Les documents y sont conservés pendant 50 ans, garantissant un accès permanent même après un départ de l’entreprise. Dans notre cabinet de conseil, nous avons pu constater à quel point cet aspect rassure les collaborateurs qui s’inquiètent souvent de perdre l’accès à leurs documents importants.
MyPeopleDoc accepte divers formats de fichiers, notamment :
- PDF (format privilégié pour les bulletins de paie)
- Images (JPEG, PNG, GIF)
- Documents texte (DOC, DOCX)
- Autres formats courants
L’interface, intuitive et personnalisable, est disponible en plusieurs langues et accessible 24h/24 via un navigateur web ou des applications mobiles (iOS et Android). Cela permet aux utilisateurs de consulter leurs documents à tout moment, que ce soit depuis leur bureau ou lors de déplacements professionnels. Dans un contexte professionnel parfois tendu, avoir un accès facile à ses documents administratifs peut représenter une sécurité appréciable.
Sécurité et confidentialité au cœur du système
La protection des données représente un enjeu crucial dans la gestion dématérialisée des documents RH. MyPeopleDoc répond à cette exigence en intégrant plusieurs niveaux de sécurité. Le chiffrement avancé des données constitue la première ligne de défense, complété par une authentification à deux facteurs qui renforce considérablement la protection des comptes utilisateurs. Avec mon expérience de professionnels accompagnant des entreprises dans leur transformation digitale, nous insistons toujours sur l’importance de ces dispositifs de sécurité.
Les serveurs, certifiés ISO 27001 et hébergés en France, garantissent une conformité rigoureuse au RGPD et autres réglementations locales. Les contrôles d’accès stricts et les sauvegardes automatiques offrent une protection optimale contre les risques de piratage ou de perte d’informations. Ces mesures s’avèrent essentielles pour protéger des données aussi sensibles que les bulletins de paie ou les contrats de travail.
Voici un aperçu des principales mesures de sécurité implémentées :
| Mesure de sécurité | Description |
|---|---|
| Chiffrement des données | Algorithmes avancés protégeant l’intégrité des documents |
| Authentification à deux facteurs | Double vérification pour accéder au compte |
| Certification ISO 27001 | Garantie de standards internationaux de sécurité |
| Conformité RGPD | Respect des exigences européennes en matière de protection des données |
Cette rigueur en matière de sécurité explique pourquoi des organisations comme le CHRU de Nancy ont choisi MyPeopleDoc pour dématérialiser leurs fiches de paie, rejoignant plus de 3000 entreprises françaises utilisatrices de cette solution.
Les avantages de MyPeopleDoc pour les entreprises et les salariés
Pour les entreprises, MyPeopleDoc représente une optimisation considérable des processus RH. La réduction des coûts administratifs liés à l’impression et au stockage papier constitue un avantage économique immédiat. Dans notre pratique de conseil, nous avons accompagné des structures qui ont constaté jusqu’à 40% d’économies sur leurs frais administratifs après l’adoption de cette solution.
La dématérialisation complète des bulletins de paie et autres documents RH permet un gain de temps significatif dans la gestion documentaire. L’automatisation des processus RH et la centralisation efficace des données facilitent également la conformité réglementaire et simplifient les audits et contrôles. Et aussi, la possibilité d’intégration avec d’autres logiciels RH et de paie via une API dédiée permet de développer des connecteurs sur mesure, adaptés aux besoins spécifiques de chaque organisation.
Du côté des salariés, MyPeopleDoc offre un accès permanent et simplifié à l’ensemble des documents personnels. Cette accessibilité 24/7, même après avoir quitté l’entreprise, représente un atout considérable dans un marché du travail où la mobilité professionnelle s’intensifie. L’organisation optimisée des dossiers administratifs et la simplification des démarches RH contribuent à une expérience utilisateur positive.
Le cas de BTP Consultants illustre parfaitement cette réussite : après avoir déployé MyPeopleDoc en janvier 2016 pour la dématérialisation des bulletins de salaire, l’entreprise a enregistré un taux d’adhésion de 83% dès le premier mois. Dans notre expérience d’accompagnement des transformations digitales, nous observons qu’une telle adoption rapide témoigne de la pertinence et de l’ergonomie de la solution.
Concernant la tarification, MyPeopleDoc propose une formule standard à partir de 3€ par mois et par utilisateur, avec des tarifs personnalisés pour les grandes entreprises. Ce modèle économique accessible favorise l’adoption de cette solution par des structures de toutes tailles, du PME aux grands groupes comme Renault Trucks, BioMérieux ou Descours & Cabaud.
