Cette méthode méconnue permet de retrouver vos bulletins de salaire disparus

• Guillaume Pinson
• 23 octobre 2025
• QUOTIDIEN
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Panique à bord, vos fiches de paie se sont volatilisées ? Qu’un dégât des eaux, un déménagement, un incendie ou un simple oubli soit passé par là, la situation peut vite tourner au casse-tête. Rassurez-vous : il existe plusieurs solutions, parfois trop méconnues, pour remettre la main sur ces précieux sésames administratifs. On vous explique tout, dans un langage compréhensible du plus grand nombre (promis, pas du jargon de l’Inspection du Travail !).

Vos bulletins de salaire disparus : comment les récupérer auprès de l’employeur ?

• Premier réflexe : adressez-vous directement à votre employeur. Les entreprises sont tenues de conserver vos fiches de paie pendant 5 ans dans leurs locaux. Ensuite, le devoir de garder les documents se poursuit pendant 50 ans (ou 6 ans après le départ à la retraite), mais au format dématérialisé cette fois.
• La démarche : rédigez une lettre, de préférence en recommandé avec accusé de réception, pour demander un duplicata. Petite astuce, le mail ou la visite de courtoisie au service RH peut aussi faire l’affaire si vous êtes encore salarié de la structure.

Exemple de demande à adapter : « Salarié[e] de votre entreprise depuis le [XX/XX/XXXX] OU Salarié[e] de votre entreprise entre le [XX/XX/XXXX] et le [XX/XX/XXXX], je me permets de vous demander une copie de mes fiches de paie malheureusement égarées ou détruites, concernant les mois de [mois+année]. »

• Coût : Aucune mauvaise surprise ! La délivrance d’un duplicata de fiche de paie doit être gratuite, même plusieurs années plus tard. Si on tente de vous facturer la chose, sachez que ce n’est ni courant, ni justifié. En cas d’abus ou de refus injustifié, l’Inspection du travail est là pour rappeler la règle.
• Petit bémol : Il n’existe aucune loi forçant l’employeur à produire un duplicata, même s’il détient encore le bulletin. Dans la pratique, heureusement, ce genre de refus reste exceptionnel.
• Délai d’attente : Il varie d’une entreprise à l’autre (et d’une armoire d’archives à l’autre). Parfois quelques jours suffisent, parfois c’est plus long, surtout pour les fiches anciennes. Pensez à relancer si l’attente devient interminable !

Si l’employeur n’est plus joignable : d’autres solutions concrètes

• Entreprise liquidée ? Contactez le mandataire judiciaire, souvent dépositaire des archives. Parfois, les bulletins sont transférés à un service d’archivage.

Autre plan : consultez votre relevé de carrière sur le site de l’Assurance retraite ou contactez l’Urssaf. En effet, chaque année, votre employeur effectue une Déclaration Sociale Nominative (DSN) qui transmet à l’Urssaf toutes vos périodes d’emploi et les sommes versées.

• Pour l’Urssaf : écrivez-leur en mentionnant vos coordonnées (nom, prénom, adresse), date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, nom de l’entreprise et période concernée.
• Le relevé de carrière, lui, recense les différentes périodes travaillées et les cotisations versées. Ce relevé est accessible auprès de la CNAV ou de votre caisse de retraite, par mail ou courrier (pensez à bien indiquer vos informations personnelles).

Attention cependant, le relevé de carrière ne mentionne pas votre salaire mois par mois comme le bulletin de paie : il sert plutôt à prouver que vous avez bel et bien travaillé, utile pour la retraite. Astuce : Comparez le relevé de carrière aux sommes perçues sur vos relevés bancaires pour éviter toute erreur administrative.

Relevés bancaires et fiches de paie numériques : deux atouts en main

• Votre banque conserve à durée illimitée tous les mouvements sur votre compte. Vous pouvez ainsi générer un récapitulatif sous forme de relevés bancaires.
• Avantage : Ce n’est pas un bulletin de paie officiel mais cela atteste des salaires perçus et des périodes d’activité : de quoi dépanner lors d’une procédure administrative un peu pressée.
• En ligne, les 6 derniers mois de relevés sont en général accessibles directement. Pour une période plus ancienne, votre conseiller bancaire pourra vous les transmettre.

Astuce moderne : de nos jours, de nombreuses entreprises proposent un coffre-fort numérique pour stocker vos fiches de paie. Un clic, et vous téléchargez l’intégralité de vos documents, parfois même longtemps après votre départ ! C’est pratique, sécurisé, et ça évite de perdre ses bulletins… sauf peut-être le mot de passe !

Prévenir vaut mieux que guérir : organiser la conservation de vos bulletins

Pour éviter de rejouer la chasse au trésor chaque année, retenez : vous devez conserver vos fiches de paie au moins 5 ans, seule période où des démarches sur le salaire peuvent être engagées. Beaucoup choisissent même de les garder toute leur vie, histoire de bricoler une retraite ou une expérience professionnelle sans accroc.

• Pensez à les classer par date dans un classeur ou, mieux, dans un coffre-fort ignifuge.
• Le stockage numérique est aussi une solution très efficace aujourd’hui, et il facilite beaucoup la vie en cas de besoin (une pensée émue pour les classeurs gonflés à bloc…).

En résumé : Toute galère de fiche de paie disparue n’est pas une fatalité. Plusieurs interlocuteurs existent, des services RH à votre caisse de retraite en passant par votre banque et l’Urssaf. À défaut de retrouver le document exact, il y a toujours moyen de justifier votre activité ou vos revenus. Moralité : ne jetez rien et organisez-vous, car éviter la paperasse, c’est déjà un peu du bonheur administratif !